6698 sayılı Kişisel Verilen Korunması Kanunu’na göre, kişisel verileri tamamen ya da kısmi bir şekilde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sistemine kayıtlı olması şartıyla otomatik olmayan yollarla işleyen tüm gerçek kişiler ve kurumlar VERBİS sistemine kayıt olmak zorundadır. Şirketler ise kanunun yayınlanma tarihinden önce işledikleri tüm kişisel verileri de 7 Nisan 2018 tarihi itibariyle kanuna uygun hale getirmek zorundadır.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu yani KVKK’nın resmî sitesi www.kvkk.gov.tr adresine giriş yapılır. Ekrana gelen sayfada VERBİS yazan yere tıklanır ve sayfada istenen bilgiler doldurularak VERBİS’e kaydolunur. Yurtdışında yaşayan kişilerin ise kişi veri sorumlularının öncelikle“veri sorumlusu temsilcisi” ataması ve bu atamaya ilişkin onaylı belgeyi ıslak imzalı şekilde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na iletmesi gerekmektedir. Belirlenen kanunlar ve yönetmeliğe göre atanacak olan veri sorumlusu ya da temsilcisi Türkiye’de ikamet eden bir kişi veya Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmalıdır. Atanan veri temsilcisi yada sorumlusu, VERBİS sisteminde yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” bölümünden sisteme giriş yapabilir.

Sistemde yer alan zorunlu yerler doldurulduktan sonra PDF formatında başvuru formu çıkartılır ve ıslak imzalı bir belge olacak şekilde KVKK’ya posta yolu ile gönderilir. Eğer var ise KEP adresi üzerinden de PDF dosya KVKK’ya iletilebilir. Kurumun değerlendirmesinden sonra, başvuru formunda yer alan mail adresine bir kullanıcı adı ve parola gönderilir.

Kişi yurtdışında yaşıyorsa atanan veri sorumlusu, “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” üzerinden sisteme girerek, “irtibat kişisi” olarak atanır. Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak kayıt işlemi sonuçlanır.

VERBİS’e Kimler Kayıt Olabilir?

6698 sayılı Kişisel Verilen Korunması Kanunu’na göre, kişisel verileri tamamen ya da kısmi bir şekilde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sistemine kayıtlı olması şartıyla otomatik olmayan yollarla işleyen tüm gerçek kişiler ve kurumlar VERBİS sistemine kayıt olmak zorundadır. Şirketler ise kanunun yayınlanma tarihinden önce işledikleri tüm kişisel verileri de 7 Nisan 2018 tarihi itibariyle kanuna uygun hale getirmek zorundadır. KVKK’nın 16’ncı maddesinde ise “Veri Sorumluları Siciline” kayıt zorunluluğunda bazı istinai durumlar söz konusu olmuştur. Bunlar;

· Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler

· Noterler

· Siyasi partiler

· Avukatlar

· Gümrük müşavirleri

· Arabulucular

· Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler

· Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanların

VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmasına karar verilmiştir.