KVKK uyum yazılımı, KVKK uyum sürecinin etkili ve efektif bir şekilde yürütülmesini sağlayan bir yazılımdır. Sürecin hızlı ve otomatik bir şekilde takip edilmesi, firmalar için hem zaman hem maliyet açısından tasarruf sağlar. Bu nedenle özellikle son zamanlarda KVKK uyum yazılımı dikkatleri üzerine çekerek talep görmüştür. Firmaların uyum süreci esnasında profesyonel destek almasını mümkün kılan KVKK uyum yazılımı, işlemlerin dijital ortamda ve zahmetsizce tamamlanmasını sağlar. Peki firmalar, KVKK uyum süreci için neler yapmalı, hangi adımları atmalıdır?

KVKK Uyum Yazılımı Nedir?

KVKK uyum yazılımı nedir merak edenler için temel olarak kişisel verilerin KVKK Mevzuatına uygun şekilde toplanması adına firmalara destek olan bir yazılım olduğunu söylemek mümkündür. Veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kullanıcılardan topladıkları verileri uygunsuz şekilde kullanmasının önüne geçilebilmesi adına 7 Nisan 2016 tarihinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Tasarısı yürürlüğe girmiştir.

Bu durum, KVKK Mevzuatına göre veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, KVKK’a uyum sağlamasını zorunlu kılmıştır. Uyum sürecinde profesyonel adımlar atılması oldukça önemlidir. Bu nedenle firmaların uyum süreci noktasında bazı hususlara dikkat etmesi gerekmektedir. Peki firmalar, KVKK uyum sürecinde neler yapmalı?

KVKK Uyum Süreci için Neler Yapılmalı?

KVKK uyum süreci için neler yapılmalı merak edenler için önemli alt başlıklar bulunduğunu söyleyebiliriz. Süreç içerisinde kullanılacak etkili bir yazılım, sürecin sorunsuz bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olacaktır. Bunun yanı sıra şirketler, genel olarak şu adımları atabilir:

• Mevcut durum analizi

• KVKK mevzuatına uyum sağlama

• Veri politikasını oluşturma

• Açık rıza alma işlemleri

• Veri güvenliğini sağlama çalışması

Belirtilen adımların her biri, şirketlerin süreci çok daha iyi yönetebilmesini mümkün kılmaktadır. KVKK’nın yürürlüğe girmesinden sonra KVKK yönetmeliklerinin değişikliğe uğraması, firmaların da yönetmeliklere uygun çalışmalar içerisinde olmasını zorunlu hale getirdiği için uyum sürecinin her aşaması önemlidir.

Mevcut Durum Analizi

Firmaların uyum süreci noktasında atması gereken ilk adıma mevcut durum analizidir. Temel olarak yapılması gereken, şirketin veri tabanında yer alan kişisel verilere dair envanter çalışmasının organize edilmesidir. KVKK uyum yazılımı, sürecin ilk basamağında gerekli analizlerin yapılmasını mümkün kılar. Bu aşamada verilerin ne zaman imha edileceği, verilerin güvenliğine dair nasıl önlemler alınacağı belirlenmelidir.

KVKK Mevzuat Şartlarına Uyum Sağlama

Bir sonraki adım ise KVKK Mevzuatı şartlarına uyum sağlamadır. Verilerin mevzuata uyumlu olmaması, bu konuda çeşitli çalışmaların yapılmasını zorunlu kılmaktadır. Bu noktada; kişisel verilerin mevzuata uygun olup olmadığı, verilerle ilgili kullanıcıların onayı bulunup bulunmadığı denetlenmelidir. Gerekli denetleme ve analizlerin yapılması sonrasında uygun olmayan verilerin mevzuata uyumlu hale getirilmesi gerekmektedir.

Veri Koruma Politikasını Oluşturma

Firmaların KVKK uyum sürecinde atmaları gereken adımlardan bir diğeri de veri koruma politikası oluşturmadır. Bu aşamada, şirket bazında veri işleme prensipleri oluşturulmalıdır. Bu kapsamda şirket içerisindeki birimlerin tamamını ilgilendiren rehber hazırlanmalı, veri koruma politikası oluşturularak gerekli işlemler yapılmalıdır.

Veri Sorumlusu Bildirme

İşletmeler, veri sorumlusu belirleyerek sorumlu kişileri Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne bildirmelidir. Bu aşama, oldukça önemlidir. Bir tüzel kişi tarafından verilerin işlenmesi halinde veri sorumlusunun tüzel kişi olduğu bilinmektedir. Veri sorumluları çeşitli görev ve sorumluluklara sahiptir. Veri sorumluları; kişisel verilerin işleme amaçlarını belirler, veri kayıt sistemi kurar ve sistemi profesyonel bir şekilde yönetir.

Açık Rıza Alma İşlemleri

KVKK uyum yazılımı ile oldukça profesyonel bir şekilde işleyen sürecin en önemli basamaklarından bir tanesi de açık rıza alma işlemidir. Bilindiği üzere kişisel verilerin toplanabilmesi için kullanıcıların rıza vermeleri gerekmektedir. Bu nedenle şirketlerin kullanıcılardan; sözlü ya da yazılı bir şekilde veya elektronik ortam üzerinde rıza alması gerekmektedir. Açık rıza, KVKK formları aracılığıyla alınmaktadır.

Veri Güvenliğini Sağlama Çalışması

Veri güvenliği sağlanması, süreç içerisinde dikkat çeken bir adımdır. Farklı görev ve sorumluluklara sahip olan veri sorumluları, veri güvenliğini sağlama yönünde de çalışmalarda bulunmaktadır. Veri toplama ve işleme adımlarında KVKK Mevzuatına aykırı işlemler yapılması, şirketlerin çeşitli cezalarla karşılaşmasına neden olur.

Bu noktada, atılan adımların mevzuata uygunluğu denetlenmeli ve KVKK cezalarından kaçınmak adına neler yapılacağı belirlenmelidir. KVKK cezai yaptırımlarının çok ağır olması, şirketlerin bu noktada gerekli adımları atmasını zorunlu kılmaktadır. KVKK uyum yazılımı, sürecin mevzuata uygun bir şekilde ilerlemesinde en önemli destekleyicilerden bir tanesidir. Peki sizlere sunulan uyum yazılımları ile neler elde edersiniz?

KVKK Uyum Yazılımı ile Elde Edecekleriniz

Şirketler, KVKK uyum yazılımı ile birlikte gerekli işlemleri zamandan ve maliyetten tasarruf edecek şekilde tamamlayabilir. Bu noktada, müşterilerinden açık rıza onayını kısa sürede alabilir; ilgili verileri yurt içi güvenilir bulut sunucularda saklayabilir.

Güncellik ve Uyumluluk

Güncel mevzuatın takip edilmesi, kişisel verilerin alınması ve saklanması noktasında mevzuata uygun adım atılmasını sağlar. KVKK uyum yazılımı avantajlarından ilki güncellik olarak karşımıza çıkmaktadır.

Güvenli Transfer

Güvenli transfer, firma ve iş ortakları arasında gerçekleştirilmekte olan dosya transferlerinin güvenli bir şekilde sağlanmasını olanaklı hale getirir.

Bilgi Bütünlüğü

Bir diğer avantaj, bilgi bütünlüğüdür. Farklı kanallardan gelen verilerin ortak bir çatı altında toplanması ve mevzuata uygun şekilde saklanması oldukça önemlidir. Kişisel veri işlenen ortamların tamamında veri güvenliğini sağlamak, elde edilen verilerin bütünlükçü bir şekilde muhafazasını da mümkün kılar.

Açık Rıza Onayı

Açık rıza onayının kısa sürede alınması oldukça önemlidir. Bu noktada, KVKK uyum yazılımı ile müşteri, personel ve tedarikçi açık rıza onayları farklı yöntemler ile kısa sürede alınabilir. Kullanıcılar, bilgilerinin işlenmesine kendi isteği ile onay vermelidir. Aksi durumda açık rıza onayı alınamaz ve veriler işlenemez.

Açık rıza onayının kısa sürede alınması, zamandan tasarruf edilmesini mümkün kılar. Bu nedenle uyum yazılımları bu noktada oldukça önemlidir. Alınan açık rıza onayının güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi de çok önemlidir. Bu noktada, alınan bilgilerin kriptolu şekilde depolanması, güvenli muhafazanın adımlarından bir tanesi olarak görülmektedir.

Maskeleme

Sorunsuz bir şekilde toplanan açık rıza verilerinin firma kullanıcılarına maskeli bir şekilde gösterilmesi, güvenlik adına önemlidir. Veri maskelemesi, aslında veri gizleme olarak da bilinmektedir. Veri tabanlarında yer alan hassas ve kişisel verileri erişimin engellenebilmesi adına orijinal verilerin bir kısmında özel karakterler kullanılabilir.

KVKK uyum yazılımı kapsamında gerçekleştirilen bu işlem ile hassas veriler, anlam kazanmayacak bir hale getirilir. Bu noktada, maskelemeye tabi olan verilerden bazılarını şu şekilde sıralamak olanaklıdır: sağlık ve finansal veriler, bankacılık verileri, kişisel bilgiler. Sıralanan her bir veri türü, maskelemeye aday veriler olarak tanımlanabilmektedir.

Çerez Yönetimi

Yazılım kapsamında sunulan avantajlardan bir diğeri de çerez yönetimidir. Web siteleri için gerekli çerezler, kullanıcıların anlayacağı bir şekilde gösterilir. Böylelikle kullanıcılar, çerez kullanımına yönelik tercihlerini zahmetsiz bir şekilde belirleyebilmektedir. Bu bağlamda çerez kullanımlarını silebilir veya çerez kullanabilir.

Belirtilen hususların her biri, KVKK uyum yazılımı ile şirketlere sunulan avantajlardır. Şirketler, kullanıcılardan elde ettikleri verileri KVKK Mevzuatına uygun bir hale getirebilir. Bu durum, verilerin mevzuata uymaması durumunda karşılaşılacak cezai yükümlülüklerin önlenmesini de sağlamaktadır.