VERBİS, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir. Kişisel Verileri Koruma Kanunu ile bağlantılı olarak veri işlemeye yetkili kurumların bilgi girişi yapmak için kullanmaları gereken Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) kayıt sistemine ait yönetmelik 30.12.2017 tarihli ve 30286 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak 01.01.2018 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

VERBİS VERİ BİLGİ ERİŞİMİ NEDİR?

VERBİS envanteri toplanan verilerimizin hangi ortamlarda saklandığını ve nasıl paylaşıldığını akıcı bir bilgi ağı adı altında bizlere sunuyor. Veri sorumlularının iş süreçlerinde gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçlarını ve hukuki sebeplerini, veri kategorilerini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verilerimizi ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler gibi daha bir çok kafa karıştırıcı sorunun cevap anahtarı olma özelliği taşıyor.

Bu sayede veri sorumlularının faaliyetleri ile ilgili iş süreçlerinde kanuna aykırı bir kişisel veri işlemenin söz konusu olup olmadığının kolayca tespiti sağlanmış oluyor. Ayrıca VERBİS envanteri sayesinde, kişisel veri işleme faaliyetlerinin kanuna uyumu ile ilgili veri sorumlusu kişiler de kendilerini denetleme olanağına kavuşmuş oluyor. Peki son olarak tüm bunları neden kullanmak zorundayız? Bunun zorunluluk haline getirilmiş olması bizim ne işimize yarıyor?

VERBİS Envanteri Ne İşe Yarıyor?

Kamu kurumları ve özel sektörler esas faaliyetlerini sürdürebilmek için çok sayıda kişisel veri elde ediyorlar. Bu verileri hızlı bir şekilde işlemek, güvenli bir yerde saklamak ve tüm bunları olabildiğince genişletmek istiyorlar. Özellikle ekonomik faaliyetlerini daha fazla genişleterek büyümek isteyen kuruluşlar doğal olarak yukarda belirtilen niteliklere daha fazla ulaşmayı hedefliyorlar. Tüm bunların sonucunda verileri üçüncü kişilerle de paylaşma durumunda kalan kurumların yönetim modelleri yeterli bir şekilde kurgulanmadığında, sahip olunan verilerin çoğalması ve bu verileri güvenli tutmak konusundaki risklerin

VERBİS Kayıt Zorunluluğu Nedir?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. Maddesine göre VERBİS’e (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıt zorunludur. Yasa, Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan VERBİS sistemine gerçek ve tüzel kişilerin veri işleme faaliyetine başlamadan önce kayıt zorunluluğu getirmiştir. Bu sorumluluklar KVKK yönetmeliğinde tüm maddeleri ile birlikte açıklanmıştır. VERBİS sisteminde herkes usule göre hareket etmeli ve sisteme eksiksiz bir şekilde kayıtlarını yapmalıdır.

VERBİS Kayıt Süresi Nedir?

Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun 27 Aralık 2019 tarihinde aldığı karar gereği, gerçek ve tüzel kişilerin VERBİS kayıt ve envanter hazırlama süresi 6698 sayılı Kanunun Geçici 1 inci maddesine göre uzatılmıştır. Karara göre aşağıdaki tarihlere kadar kayıt yapılması zorunludur.

• Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.06.2020 tarihine,

• Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.06.2020 tarihine,

• Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek veya tüzel kişi sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.09.2020 tarihine,

• Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 31.12.2020 tarihine,

kayıt yaptırmaları zorunludur.